Ноябрь / 17 / 2018 / Суббота
Домой / Экономика / Важны не только слова: как выстроить коммуникацию между офисами в разных странах

Важны не только слова: как выстроить коммуникацию между офисами в разных странах

Общение — залог успеха

Когда члены твоей команды находятся в разных странах, необходимость тесного контакта с персоналом возрастает. Каждый день я общаюсь минимум с 40 людьми из разных офисов компании. Иногда это просто пара фраз, чтобы мотивировать сотрудника или скорректировать его работу, а иногда вопрос перерастает в более длительную дискуссию.

Когда необходимо организовывать общие планерки, всем приходится прикладывать много усилий. Конечно, раз в месяц или раз в неделю нужно назначать встречи или коллы для всей команды, чтобы избежать отклонений от центральной стратегии компании. Также необходимы совещания более мелких групп, работающих в одном направлении.

Выбор каналов коммуникации

Чтобы обсудить что-то в группе с иностранными коллегами и скоординировать наши действия, мы чаще всего проводим видеоколлы. С помощью видеосвязи коммуникация проходит легче, чем по телефону, так как ты видишь человека и можешь помимо речи воспринимать также мимику и движения.

Нам больше всего нравится Zoom и Google Hangouts. И, естественно, старые-добрые чаты в мессенджерах. Их мы используем, когда нужно поделиться информацией максимально оперативно. Если говорить об email, то, мне кажется, это самый медленный канал коммуникации. Для отправки формальных обращений или больших материалов он подойдет, но для более быстрой связи по текущим вопросам мы выбираем мессенджеры и видео.

Важны не только слова

В коммуникации очень важно иметь доверие к друг другу и понимать, что все чувствуют ответственность за развитие организации. Именно поэтому конференц-коллы очень важны. Когда ты можешь видеть и слышать эмоции собеседника, коммуникация проходит гораздо лучше. Расскажу забавную историю.

С одним из моих иностранных коллег мы общались через видеозвонки: я был в Америке, он в Австралии. За первые полтора года я ни разу не видел его вживую, но он успел стать моим лучшим другом.

Это звучит безумно, но мы начинали разговаривать и теряли счет времени. А когда я наконец встретился с ним, я был удивлен, потому что его речь, мимика и жесты кардинально отличались от того, что я видел на экране. Выяснилось, что перед камерой он чувствует себя неуютно и начинает вести себя неестественно. Так что видеозвонки — очень эффективный и полезный метод, но недостатки у него все же есть.

Сложности взаимодействия с локальными офисами

Первая сложность — это коммуникация между представителями разных культур. Когда все сидят в одной комнате за столом, поедают пиццу и обсуждают насущные проблемы, взаимопонимания внутри коллектива добиться проще. Когда люди находятся в разных точках мира и общаются только через мессенджеры и звонки – это совсем другая ситуация. Тесной связи между сотрудниками нет, и она становится еще слабее, если люди принадлежат разным культурам.

Например, у нас есть офисы в Таиланде и Новой Зеландии. Для того чтобы эти две команды не испытывали трудностей с общением, мы регулярно проводим внутренние лекции об особенностях межкультурной коммуникации.

Вторая сложность – это минимизация негатива между департаментами. Когда члены команды удалены друг от друга, не всегда получается быстро получить обратную связь от коллег. Если они долго не выходят на связь по срочным вопросам, это вызывает беспокойство и раздражение. Без должного контроля со стороны руководства между подразделениями возникают конфликты, которые нарушают работу организации. Для решения этой проблемы нам помогает открытый календарь — мы можем оценить степень загруженности друг друга и понять, почему задерживается фидбек.

Бизнес-этикет в международной среде

Главное правило в общении с коллегами: если необходимо сообщить плохую новость или дать кому-то негативный конструктивный комментарий, лучше назначить видеоколл или встречу. Письмо может быть воспринято неправильно из-за отсутствия определенной эмоциональной окраски.

Также я заметил, что в онлайн-среде терпение к задержкам снижается. Чтобы провести переговоры продуктивно, нужно помнить, что коллеги находятся в разных часовых поясах, и уважать их время.

Необходимо назначать коллы в максимально удобный для всех временной промежуток. Для этого полезно иметь открытый календарь. И, наконец, очень важно создавать веселую и непринужденную атмосферу в компании. Когда я общаюсь с коллегами, я стараюсь использовать более разговорную лексику и юмор, потому что не хочу, чтобы моя речь звучала грубо или чопорно.

Особенности деловой переписки

  • Люди не читают сообщения очень внимательно. Открывая письмо с телефона, они часто читают его «по диагонали», чтобы уловить суть, и упускают множество деталей. То есть сообщение нужно составлять таким образом, чтобы оно помещалось в экран мобильного телефона, и его не нужно было слишком много листать.

  • Можно прикреплять к письмам фото или видео, чтобы проиллюстрировать вашу точку зрения.

  • Не стоит отправлять слишком много сообщений, это рассеивает внимание.

  • Чем больше людей ты включаешь в рассылку, тем медленнее приходит ответ. Фидбек задерживается, потому что каждый думает, что на письмо ответит кто-то другой. Чтобы этого избежать, делайте список адресов для рассылки как можно меньше.

Адаптация персонала к международной среде

Многие люди хотят быть частью большой команды, чувствовать, что они делают что-то важное и значимое. Мы стремимся к тому, чтобы каждый новый сотрудник получил опыт общения с коллегами из России, Новой Зеландии, Китая, США и других стран. Всем членам нашей международной команды это нравится. Однако для такой работы нужно быть готовым к гибкому графику, согласно которому приходится жертвовать планами на вечер или сном ради очередного конференц-колла.

По меньшей мере раз в год мы проводим семинары с нашими сотрудниками из разных стран, чтобы они могли познакомиться и пообщаться друг с другом. Неформальные каналы связи так же важны, как и корпоративные, поэтому наши сотрудники стараются построить теплые отношения друг с другом, чтобы упростить процесс коммуникации.

Неловкие моменты: как их избежать

Когда первый раз я полетел встречать коллег из Китая, никто из них не говорил по-английски. Мне приходилось общаться с ними через переводчика. Во время встречи я дружелюбно улыбался и был уверен, что все прошло хорошо. А затем мне пришло письмо о том, что я буквально создал кризисную обстановку в офисе. Видимо, какая-то моя фраза была неправильно переведена и из-за этого неправильно понята одним из сотрудников китайской команды. Это пример того, как неверный выбор переводчика приводит к негативным последствиям.

Также неловкий момент может возникнуть, когда ты отпускаешь какую-нибудь шуточку в сообщении, и некоторые думают, что это смешно, а другие считают такое поведение непрофессиональным. В международной коммуникации нужно быть очень осторожным в выборе выражений.

Если переговоры с многонациональной командой происходят вживую, следует помнить о необходимости зрительного контакта со всеми участниками, чтобы атмосфера была приятной и комфортной. В этом смысле коммуникация face-to-face намного сложнее переписки.


Материалы по теме:

Постоянный клиент — как ваша бабушка: вот главные правила эффективного общения

Как благодаря эмпатии добиваться своих целей

16 причин, по которым офисная работа вредна для здоровья

4 совета по нетворкингу для интровертов

Никогда не говорите эти вещи женщине-руководителю


Актуальные материалы — в Telegram-канале @Rusbase


Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter



Источник

Проверьте также

Раскрыты обстоятельства гибели пропавшей аргентинской подлодки

На борту аргентинской подводной лодки «Сан Хуан» (San Juan), пропавшей год назад, произошел взрыв. Об …

Под Петербургом показали пуск новейшей тактической ракеты «Точка-У»

Он был произведён на полигоне в Луге в честь Дня артиллерии. Праздник посетили более трёх …

«Он еще не готов». Драчев объяснил отсутствие Шипулина в составе сборной

197101, г. Санкт-Петербург, ул. Рентгена, 7, БЦ «СТЕЛЬП», тел. (812) 347-76-14. При использовании материалов сайта …

Умер певец Евгений Осин

Советский и российский певец Евгений Осин умер на 55-м году жизни Советский и российский певец …

Рейтинг@Mail.ru